עורך: עודד לבנה
דף דיון נלווה: דיון בשיפור השלטון בישראל
מטרת הדף הזה לאסוף רעיונות העומדים בשלושה קריטריונים:
- הם פשוטים יחסית לביצוע.
- הם יעזרו הרבה לשיפור השלטון במדינת ישראל.
- הם נכונים מבחינה מנהלית, ולא נתונים ב מחלוקת ערכית רבה מדי.
דוגמא לדבר שנתון במחלוקת ערכית: הקמת מדינה פלסטינית.
השיפורים יכולים להיות קטנים או גדולים, אך ניכרים בתחומם.
צורת החשיבה של הדף הזה היא ניהולית: שיפור הניהול במדינה ובזרועות השלטון יביא לשיפור השלטון.
מקורות צורת החשיבה בדף הזה
צורת החשיבה של הדף הזה מסתמכת על הרצאותיו של פרופסור בעז רונן בקורס "השבחת חברות" (ומן הסתם בקורסים דומים, כגון השבחת ארגונים ללא כוונת רווח) באוניברסיטת תל אביב.צורת החשיבה היא של ניהול ממוקד - דיסציפלינה המשלבת ניהול לפי אילוצים, ניהול איכות כולל (TQM) ו- בדיוק בזמן (JIT).
ספרים רלוונטיים כוללים אם:
לי זה עולה יותר*, מאת יורם עדן ובעז רונן, pf]בדיבוק id[/po]=002590010374&category id=0 , NS]בסטימצקי GetProdInfo[/po].asp?prodid=11910287 , במיתוס
השבחת חברות* - טרם יצא.
- ספרים של אליהו גולדרט (לינקים לחנויות ספרים - בעתיד): המטרה, ערימת השחת, הכרחי אבל לא מספיק, שרשרת קריטית, זה לא מזל (ספרים נוספים טרם תורגמו לעברית).
אילוצים וקיצור תורים
על העצבים ועל הכסףאחד הדברים המעצבנים בביורוקרטיה הוא לחכות בתור.
זו גם אחת העלויות הגדולות ביותר למשק: אם יש מקום עם שני פקידים אשר התור הממוצע בו, במשך היום, הוא של עשרה אנשים, אז בכל יום מתבזבזים שם עשרה ימי עבודה. עשרה! אמנם, הכסף לא יוצא מהכיס של המשרד האחראי לפקידים האלה, אבל הכסף אובד למשק.
קיצור תורים הוא פשוט, אבל לא תמיד אינטואיטיבי.
בכל מקום שעומדים בתור - האילוץ הוא השרת (במובן של מי שנותן את השירות, לא במובן של האחראי על הנקיון והמנהלה). בין אם השרת הוא רופא, פקיד במס הכנסה או שופט בבית המשפט - האילוץ הוא השרת.
כדי להאיץ את התורים יש לנקוט בשלוש הפעולות של האצת מערכת עם אילוץ:
- פעילות הטווח הקצר - מיצוי האילוץ.
- פעילות הטווח הבינוני - העברת עומס מהאילוץ למשאבים שאינם אילוצים.
- פעילות הטווח הארוך - הרחבת האילוץ.
קיצור התור על ידי שינוי מיקום ההמתנה בראש התור
במשרד הרישוי ובמקומות רבים נוספים יש תור אחד, והרבה פקידים המשרתים את התור. התור מסתיים בנקודה הנמצאת כחמישה מטרים מהפקידים. כאשר אחד הפקידים מסיים את עבודתו הוא מפעיל פעמון ונורה אשר מרמזים לבא בתור לגשת. מנקודת ההמתנה ועד לשרת לוקח בין חמש לעשר שניות של התארגנות.ההצעה: נקודת המתנה נוספת של אדם יחיד, מטר מאחורי כל מקבל שירות. ברגע שהוא מסיים לקבל שירות - תוך שתי שניות מגיע מקבל השירות הבא.
מדף נוסף
כאשר אדם מגיע לקבל שירות לוקח לו זמן להוציא את כל המסמכים מהתיק. כעשר שניות עד רבע דקה. אני מזכיר שהזמן הקצר הזה מתבטא בתור ארוך מאד.ההצעה: ליד נותן השירות יהיו שני מדפים, אחד בשביל זה שאיתו עובדים כרגע, ואחד בשביל האדם הבא, אשר כבר יכול לערוך עליו את מסמכיו.
בסופרמרקט יש לזה משמעות אחרת - שם רואים דווקא איך אנשים מעכבים את הקופאית בגלל שהם עדיין לא גמרו לקחת את המצרכים. הדרך למנוע את העיכוב הזה (אשר מיושמת, למשל, בפינלנד), היא חלוקה של מדף המצרכים שכבר עברו בקופה לשנים: אחד ללקוח הקודם ואחד לנוכחי.
קיצור תורים ומדדים
אחת האמיתות החוזרות על עצמן שוב ושוב בניהול היא "אמור לי איך תמדוד אותי ואומר לך איך אתנהג". היום מודדים גופי שירות בעלויות. לכן כדאי להם לחסוך בפקידים: לפטר פקידים, להעסיק פקידים רק במשרות חלקיות, וכן הלאה.אם נמדוד גופי שירות ממשלתיים ועירוניים גם באורך התור (כן! שמחלקה במשרד הפנים תימדד לפי אורך התור במשרדיה - זה מדד חשוב לאיכות השירות), אז הם יתחילו להפעיל שיקול נוסף - פקיד נוסף כדי לקצר את התור.
תורת התורים מלמדת אותנו נוסחה מפתיעה: אורך התור הממוצע הוא אחד חלקי החלק היחסי של הזמן שבו הספק עסוק (בהנחות מקובלות).
כך, אם שני פקידים יוצרים בממוצע תור של עשרים איש, אז שלושה יוצרים תור בערך שלושה אנשים.
נניח שבפני מנהל עומדת הסוגיה החשובה: "להעסיק שני אנשים עם תור של עשרים או שלושה עם תור של שלושה". היום המנהל נמדד לפי הוצאות, ולכן יעדיף שני מועסקים עם תור של עשרים. כאשר ימדדו את המנהל גם על אורך התור, אז הוא יעדיף להעסיק עוד פקיד, כדי להעלות את הציון שלו באורך התור.
זה יגרום לכך שבמקום לקרום למשק הפסק של עשרים ימי עבודה בכל יום, המשרד יגרום רק הפסד של שלושה ימי עבודה, בעזרת העובד הנוסף.
השינוי האדיר הזה ייגרם מהשינוי הקטן במדדים.
ואגב, עכשיו המנהל גם יתחיל לדאוג בצורה מסודרת להספק של הפקידים.
קיצור תורים על ידי קיבוץ מקבלי שירות דומה
במקרים מסויימים אפשר לקצר את התור אם שוברים את הסדר. משהו כמו: "כל מי שמחכה לחידוש דרכון שיבוא לדוכן מספר שלוש", ואז, במקום להוציא את רשימת חידושי הדרכונים ולהגיע לדף הנכון עבור כל מחדש דרכון (או המקבילה הממוחשבת), מוציאים פעם אחת את הרשימה עבור עשרה אנשים. חסכון לא זניח בזמן.צריך ללמד את נותני השירות לעשות את זה מפעם לפעם.
העתקת הנטל
באנגלית: offloadingלעיתים יש פעולות שאפשר לעשות לא על ידי השרת. בתי המשפט מעבירים נטל רב למתמחים. במקרים רבים השופט מחליט, ואומר למתמחה מה לכתוב, והמתמחה כותב את פסק הדין (עדיין - השופט מחליט). אפשר לעשות דברים דומים במקומות שירות אחרים: אפשר לתת לאנשים בתור למלא חלקים מהטפסים. זה קורה במקרים רבים. אפשר שכאשר התור עולה על עשרה אנשים, גם פקידים אשר אינם עוסקים בדרך כלל בקבלת קהל (כולל המנהל) יעסקו בקבלת קהל (עבור הפעולות הפשוטות יותר, או עבור הפעולות שהם מתמחים בהן).
אפשר גם להעתיק את הנטל לביצוע עצמאי של פעולות, בדואר, בפקס, באינטרנט ובטלפון.
נעיר שרבות מהאפשרויות בסעיף זה מתבצעות כבר במידה מסויימת.
דרישה להגשה נוחה של התוכן
בעתירות לועדות ולמערכת המשפט אפשר לדרוש הצגה נוחה יותר של התוכן. במקרים רבים מציגים עורכי הדין את הטיעונים בצורה ארוכה, ללא תמצית.הצגת התמצית של הדברים ראשית, ואחריה פירוט עם כותרות יכולה לחסוך זמן רב לשופטים או ליושבים בוועדות הערר.
נזכור שהתורים בבתי המשפט ארוכים מאד, וגורמים נזק לכל בעלי הדין.
צורת החישוב בבחינת רכש
בישראל אין חוק המסדיר את צורת החישוב בבחינת רכש, וזה גורם להטלת עומס אחזקה עצום על התקציב בגלל רכישות פזיזות בעבר.דוגמא:
אם יש אפשרות לרכוש שתי מערכות, האחת עולה מליון ועלות האחזקה השנתית שלה היא שלוש מאות אלף, והשניה עולה שני מליון, ועלות האחזקה השנתית שלה חמישים אלף - כל אחד חופשי להחליט איזו עדיפה. בדרך כלל השיקולים הם "התקציב של השנה".
יותר זה, מקבלי ההחלטות במגזר הציבורי עושים את השיקול הבא: השנה נקנה את הזול, כדי להיכנס למסגרת התקציב שלנו. בשנה הבאה נשכנע את הממשלה לתת לנו עוד כסף בשביל האחזקה השנתית.
לכן רובם יקנו במליון, ויטילו על התקציב העתידי נטל של שלוש מאות אלף בכל שנה.
לעומת זאת, בארצות הברית מחוייבים כל הגורמים הציבוריים לקנות רק לפי צורת חישוב המביאה בחשבון גם את העלות העתידית. צורת חישוב זו נקראת "עלות מחזור חיים" (life cycle cost).
החישוב הוא קצת לא אינטואיטיבי: מסכמים את העלויות בכל השנים, כאשר העלות של כל שנה מחולקת בריבית שאפשר לקבל עד אותה שנה (לא לדאוג, הסכום הזה מתכנס לכל ריבית חיובית).
חוק שמחייב החלטות רכישה לפי עלות מחזור חיים יחסוך המון כסף למדינה, בכלל שהרכישות בשנה אחת יטילו עול הרבה יותר נמוך על התקציב בשנים הבאות.
{ (2003-06-01T08:03:00):
האחריות למדידת הזיהום ממפעלים
איך מונעים היום בישראל את זיהום האויר והמים?תשובה: מודדים של המשרד לאיכות הסביבה בודקים את מידת הזיהום של מפעלים ורושמים להם הערות, ואחר כך קנסות.
חסרונות:
- הרבה מודדים במשרד, אשר מכלים את תקציבו.
- אם מנהל מפעל אינו יודע איך להפחית את הזיהום – המפעל ישלם קנסות וימשיך לזהם.
- אם ההשקעה בהפחתת הזיהום גבוהה מהקנס – המפעל ימשיך לשלם את הקנס.
- למרות שיש הרבה בודקים, עדיין לא מספיק עסקים נמדדים.
המפעלים ימדדו את מידת הזיהום וידווחו למשרד. הם יוכלו להעזר בחברות פרטיות חיצוניות. זה יקנה אמינות נוספת מסויימת למידות הזיהום שהם מדווחים. מי שידווח כך לא ייתבע לדין, אלא רק יתחילו איתו בתהליך של הקטנת הזיהום (אם הוא מזהם יותר מהתקן). מודדים של המשרד יערכו בדיקות מדגמיות וישוו אותן לדיווחים של המפעלים.
כאשר יהיה פער לא סביר בין הדיווח של החברה לבין הדיווח של המודדים – תהיה תביעה אישית נגד המנכ"ל.
(בנוסף, המודדים יתמקדו באזורים עם זיהום גבוה ובענפים מועדים לזיהום).
מחצית מתקני המדידה במשרד יוחלפו במתקנים של יועצים להפחתת הזיהום, ואלה יעזרו למפעלים להפחית את הזיהום.
משתמשת